Buchhaltungs-Übernahme: hoher Aufwand?

[Horst_Koeln]

Hallo zusammen,

wir haben neben den Belegen von der früheren Verwaltung immerhin ein XLS-Download der Buchhaltung bekommen - 140 Buchungen auf 10 Monate. Viele Dienstleister wurden nicht vom WEG-Konto bezahlt, sondern vom Konto der Verwaltung. Die Verwaltung hat die Summe monatlich vom WEG-Konto eingezogen. Das ist so in deren Software verdrahtet.

Der unterjährige Wechsel, einige Inkonsistenzen zwischen den Summen innerhalb der Buchhaltung der alten Verwaltung und dem WEG-Konto war keine einfache Übung.

Wie seid Ihr beim Übergang vorgegangen? Hat die alte Verwaltung zum Stichtag eine vollständige Zwischenabrechnung incl. Kontoständen geliefert?

Gruß,
Horst

[Maja_Stuttgart_21]

Wir haben Kontoauszüge und Rechnungen im Leitz Ordner abholen dürfen ... hatten diese dann hochgeladen und nachgebucht...

[Horst_Koeln]

Hallo Maja,

das klingt bei Euch übersichtlich und gut nachvollziehbar.

Bei uns war es deutlich unübersichtlicher mit drei Quellen: Belege im Ordner, Buchhaltungs-XLS, Konto mit Sammelbuchungen. Beträge ließen sich oft nicht einfach verknüpfen – die Übertragung in dotega wurde zur Detektivarbeit. Am Ende blieb ein Fehler von ca. 500 € zu unseren Lasten. Wir haben ihn ggü. der alten Verwaltung dokumentiert, aber nicht eingefordert, da der Klärungsaufwand zu hoch gewesen wäre.

Aus meiner Sicht sollte der alte Verwalter bei der Übergabe eine nachvollziehbare Brücke übergeben:
Kontostand Übergabestichtag abzgl. Kontostand 01.01. = Summe Einnahmen minus Summe Ausgaben.

Die dotega-Checkliste war hilfreich, deckt diesen Punkt aber nicht ab. Ich würde dazu ein Ticket beim Support aufmachen damit wir gemeinsam eine Best Practice ableiten?

Gruß
Horst

[Matthias_Dortmund]

Hallo Horst,

das Thema scheint mir sehr wichtig. Kannst Du bitte hier über den Status mit Dotega informieren?

Gruß,
Matthias

[Horst_Koeln]

Hallo Matthias,

dotega wird die Checkliste für die Übergabe wahrscheinlich erweitern. Wir sind im Kontakt. Sobald es etwas konkretes gibt, melde ich mich.

Gruß,
Horst